Liiketoiminnan toteuttamiseen tarvitaan resursseja – pääomaa ja henkilöstöä. Niiden käytöstä aiheutuvat kustannukset voidaan jakaa kahteen osaan: välittömiin ja välillisiin. Välittömiä kuluja ovat esimerkiksi muilta yrityksiltä ostetut raaka-aineet, valmisosat tai jälleenmyyntiin hankitut hyödykkeet. Näiden kulujen suuruutta voidaan ennakoida ja seurata valmistus- tai myyntimäärien perusteella.
Tilaus–toimitusprosessissa ostamisen, myyntityön, asiakaspalvelun ja logististen toimintojen kulut taas ovat välillisiä yleiskuluja. Niitä ovat myös toimitilojen, koneiden ja laitteiden käytöstä, tietojärjestelmistä, markkinointitoimenpiteistä, matkustamisesta ja pääoman sitoutumisesta. Huomattavan suuri osa yritysten välillisistä kuluista on kytköksissä tilaus–toimitusprosessin tapahtumien ja vaihto-omaisuuden määriin. Näiden kulujen seuraaminen tuote- tai asiakaskohtaisesti on melko helposti mahdollista, mutta seurantaa ei monissa yrityksissä tehdä lainkaan.
Yleiskustannuksetkin tulee kohdistaa
Perinteisen kustannuslaskennan avulla tiedetään hyvin osto-, valmistus- ja markkinointiosastojen kokonaiskustannukset ja niiden poikkeamat budjetista. Sen sijaan näiden toimintojen vaikutusta tuote- ja asiakaskohtaiseen kannattavuuteen ei perinteinen kustannuslaskenta pysty kovin tarkasti selvittämään. Yleiskustannusten suuruus tiedetään kokonaisuutena, mutta niitä ei ole ollut helppo kohdistaa aiheuttamisperusteen mukaisesti asiakkaille tai myydyille tuotteille. Usein ne kohdistetaan yleis-kustannusten prosenttiosuuden perusteella.
Jos myynnin arvo on jossakin tuoteryhmässä pieni, kohdistuu sille prosenttiosuuden mukaan myös pienet yleiskustannukset riippumatta siitä, kuinka paljon kyseinen tuoteryhmä on oikeasti logistisia tai myynnin kuluja aiheuttanut.
Yleiskustannukset ovat usein 20–30 % liikevaihdosta. Ongelma niiden kohdentamisessa on se, että eri tuotteet ja asiakkaat aiheuttavat yleiskustannuksia hyvin eri tavalla: joillekin tuotteille ja asiakkaille niitä kohdistuu moninkertaisesti ja toisille tuskin lainkaan. Yleiskustannusten kohdistaminen väärin perustein vaikeuttaa asiakkaiden ja tuotteiden todellisen kannattavuuden seuraamista. Jos yleiskustannukset ylittävät 15 % kokonaiskustannuksista, se aiheuttaa epätarkkuuksia perinteisessä kustannus-laskennassa.
Yleiskuluista suurin osa aiheutuu myynnistä, asiakaspalvelusta sekä raaka-aineiden, tarvikkeiden ja kauppatavaroiden hankinnasta. Kutsumme tätä kuluryhmää kokonaisuutena vaihdannan kuluksi.
Jokaisen tilaus–toimitusketjun vaiheen toteuttaminen aiheuttaa oman pakollisen työmääränsä. Kun kaikki liiketoiminnan kulut jaetaan kauppatapahtumien määrällä, voivat vaihdannan kulut nousta helposti tavattoman korkeiksi erityisesti tuotteilla, joiden jalostusaste on keskimääräistä alhaisempi tai tavaran kilohinta muuten alhainen.
Tilaus-toimitusprosessi yrityksissä
Osa vaihdannan kustannuksista on ohjaamisen kuluja. Ne ovat tavanomaista toimistotyötä – ostamista, myymistä ja valvontaa. Osa kuluista aiheutuu hyödykkeiden siirtämisestä (kuljettamisesta) paikasta toiseen ja säilyttämisestä (varastoimisesta) prosessin eri vaiheissa.
Teollisuudessa ja kaupassa tilaus–toimitusprosessi voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen. Ne ovat saapuva prosessi, varastoiminen ja lähtevä prosessi. Saapuvasta ja lähtevästä prosessista käytetään usein myös englanninkielisiä termejä inbound ja outbound.
Tilaus–toimitusprosessi lävistää yrityksen vastuualueet. Myynnin ja oston tapahtumat sekä varastoiminen aiheuttavat paljon työtä = vaihdannan kuluja.
Saapuva prosessi koostuu hankinnasta, hankittujen tuotteiden kuljettamisesta, saapuvan tavaran ja ostolaskujen käsittelystä ensimmäiseen varastopisteeseen ja ostolaskun maksamiseen asti. Lähtevään prosessiin sisältyy vastaavasti asiakaspalvelusta, tavaralähetyksistä, kuljettamisesta ja tuotteiden laskutuksesta aiheutuvia työvaiheita. Lähtevä prosessi päättyy tuotteen asiakkaalle toimittamiseen tai maksutapahtuman kirjaamiseen.
Saapuvan ja lähtevän prosessin välissä on varastoja, joissa tarvittavat resurssit ovat pääoma, varastotila ja varastolaitteet. Varastokuluja aiheutuu myös hävikistä ja tuotteiden vanhenemisesta. Varaston henkilöstö sen sijaan sisältyy saapuvaan tai lähtevään prosessiin.
Tilaus–toimitusketjun kulujen tarkastelu kolmijaolla, saapuva prosessi – varastointi – lähtevä prosessi, kertoo hyvin siitä, kuinka paljon työtä joudutaan tekemään ennen kuin tuotteet ovat myyntivalmiina. Tämä työ tulee osata ottaa lopputuotteen hinnoittelussa huomioon.
Kulukartoituksen toteuttaminen
Kulujen kartoitus ja kohdentaminen muistuttavat toimintolaskennan toteuttamista. Kartoitus aloitetaan jakamalla prosessit toimintoihin ja tutkimalla, mitä resursseja ne käyttävät ja paljonko kustannuksia käytöstä aiheutuu. Resursseilla tarkoitetaan henkilökuntaa, toimitiloja, koneita ja laitteita, tietojärjestelmiä ja pääomaa.
Kun koko henkilöstö on jaettu ja kohdennettu tilaus–toimitusprosessin eri toimintoihin, tiedetään samalla niiden palkkakustannukset. On tärkeää, että yrityksen tai yksikön koko henkilöstömäärän on kartoituksessa mukana. Muuten tulokset eivät ole luotettavia.
Välitön työ ja muu työ
Sekä hankintoja että asiakaspalvelua suorittavasta henkilöstöstä tulisi ensin erottaa osto- ja myyntitapahtuman välittömään toteuttamiseen liittyvä työmäärä.
Välittömiä kuluja aiheuttavia toimenpiteitä ovat muiden muassa:
- asiakkaiden tilauskohtainen neuvominen, asiakastilausten vastaanotto
- ostotilausten lähettäminen tavarantoimittajille, saapuvan tavaran vastaanotto, tavaraerän
purkaminen, tarkistukset, siirto eteenpäin, ostolaskujen käsittely - tavaroiden kerääminen varastosta, pakkaaminen, lähetysvalmistelu, laskuttaminen
- tavaroiden kuljettaminen yritykseen, yrityksen sisällä ja edelleen asiakkaille
- toimitusten valvominen, reklamaatioiden käsittely
On aina hyvä kysyä, tuoko välitön työ asiakkaalle lisäarvoa vai onko se vain kuluerä, jonka nykyinen toimintatapa aiheuttaa? Voidaanko toimintatapaa muuttaa? Nopeuttaisivatko uudet laitteet tai tietojärjestelmät toiminnon suorittamista? On todennäköistä, että välitön työ ei tuo lisäarvoa ja juuri siksi välittömän työn kustannukset on tärkeää tuntea.
Välitön työ on tilaus–toimitusprosessin henkilöstökuluista yksi osa. Muu osa vaihdantaan osallistuvasta henkilöstöstä tekee sitten ”välillistä” työtä, jolle ei ole helppo löytää yhtenäistä otsikkoa. Lähtevässä prosessissa osa henkilöstöstä työskentelee markkinoinnin, myynnin ja toiminnan suunnittelun parissa. Hankinnoissa välitön täydennystilaaminen ei vie paljoa resursseja, mutta aika kuluu tavarantoimittajien etsimiseen, seuraamiseen ja kauppasuhteen ylläpitoon.
Varastoimisen (säilyttämisen) kulut
Varastoissa työskentelevä henkilöstö on osa joko saapuva tai lähtevää prosessia, ja varastohenkilöstökulut huomioidaan siellä. Varastoimisen kuluilla tarkoitetaan kulukartoituksessa vain tilan, sitoutuvan pääoman ja mahdollisen hävikin kuluja.
Varastokuluja ovat:
- vaihto-omaisuuden (käyttöpääoman) korkokustannukset (engl. inventory costs)
- säilyttämiseen tarvittavien tilojen ja laitteiden kustannukset (engl. warehousing costs tai storage costs)
- hävikin, vanhenemisen ja epäkurantin kustannukset (engl. obsolescent costs).
Tavaran säilyttämiseen tarvitaan tila, jonka käytöstä syntyy pääoma- tai vuokrakustannuksia. Varastovuokra voi perustua painoon, neliöihin, kuutioihin tai lavapaikkoihin. Yleisin yksikkö on lavapaikka. Myös omien hyllyjen, säiliöiden, laatikoiden, kuormalavojen ja muun kaluston kustannukset ovat tilakuluja. Edelleen mukaan täytyy laskea tilojen puhtaanapidon, valaistuksen, lämmityksen, jäähdytyksen, vakuuttamisen ja muiden vastaavien toimenpiteiden kustannukset. Tilakulut ovat erilaiset ulko- ja sisävarastoissa ja samoin lava- ja pientavaravarastoissa. Näiden kulut on kartoitettava erikseen.
Tehdashalli tai kaupan myymälä osin varastotiloja
Erillisistä varastotiloista on säilyttämisen kustannus helppo laskea. Se ei kuitenkaan riitä. Lisäksi tulee ottaa huomioon myös valmistus- ja myyntitilojen kustannukset siellä säilytettävien tavaroiden osalta. Usein jopa puolet näiden tilojen pinta-alasta on tavaroiden peitossa. Monissa yrityksissä ei erillisiä varastotiloja ole edes olemassa. Varastot ovat tehtaalla tai myymälässä. Pohjana arviolle on tavaran peitossa oleva lattiatila ja tarvittavat käytävätilat.
Tilakustannus ei vaihto-omaisuuden pienentyessä muutu yhtä joustavasti kuin pääoman kustannus. Kuitenkin hiukan pitemmällä aikavälillä sekin on muuttuva kustannus. Liikevaihdon kasvaessa varastotilaa ei ehkä tarvita lisää, jos vaihto-omaisuuden kiertonopeus on parantunut. Kokonaan varastoimisesta vapautuvia tiloja taas voidaan käyttää muuhun liiketoimintaan tai ne voidaan vuokrata tai myydä pois.
Kuljettamisen kulut
Jos yrityksellä on omaa kuljetuskalustoa, käsitellään se yhdessä muiden koneiden ja laitteiden kanssa. Kuljetushenkilöstö taas sijoittuu joko saapuvaan tai lähtevään prosessiin.
Palveluna ostetut kuljettamisen kuluja seurataan oikeiden rahtikulujen perusteella. Kuljetuspalveluiden tuottajilta tulee edellyttää kuluista erittelyä lähetyskohtaisesti. Silloin niitä voidaan seurata tuote-, toimittaja- tai asiakaskohtaisesti. Ei riitä lankaan, että kuljettamisen kulut vain kirjataan yhtenä summana omalle tililleen.
Ostetut palvelut
Joissakin yrityksissä tilaus–toimitusketjun työvaiheet toteutetaan oman henkilökunnan toimesta, toisissa osa työvaiheista hankitaan palveluna. Tavalliset hankitut logistiikkapalvelut ovat kuljettamista, huolintaa tai kolmannen osapuolen tuottamia logistiikka- ja varastopalveluja. Palvelun tuottaja voi olla myös oman yrityksen tai konsernin toinen yksikkö, kun vaikkapa varastoiminen ja taloushallinto hoidetaan keskitetysti. Palvelujen käyttäminen helpottaa kulujen kartoitusta, koska palvelun tuottaja laskuttaa työstään.
Yhteistyö ja kulujen välttäminen
Jokainen ketjun vaihe aiheuttaa oman kustannuksensa, mutta kustannusten suuruuteen voi monin tavoin kuitenkin vaikuttaa. Voisiko esimerkiksi edellisessä työvaiheessa tehdä asiat niin, ettei niitä enää tarvitse tarkastaa tai tehdä uudelleen? Tai voisiko asiakkaalta tuleva tilaus olla sellaisessa muodossa, ettei sitä enää tarvitse käsitellä? Kun jokin toimenpide tehdään ketjussa kerran, ei sitä enää tulisi toistaa tai tarkistaa. Kun kaikki kulut tunnetaan toiminnoittain, luodaan edellytykset liikekumppanien väliselle keskustelulle yhteistyöstä ja yhteisen kilpailukyvyn parantamisesta.
(Alkuperäinen teksti: Jouni Sakki. Muokkaus: Blomqvist / Koikkalainen)